Prywatny samochód w firmie? Pamiętaj o ewidencji przebiegu

Eldorado się skończyło, przynajmniej częściowo. Fiskus cały czas bacznie przygląda się wykorzystaniu samochodów w firmach, które pozostają ich majątkiem (zostały wpisane do ewidencji środków trwałych). Chodzi oczywiście o pieniądze, a konkretnie o dowiedzenie, czy przedsiębiorca nie używa samochodu czy samochodów również do celów prywatnych. Zagmatwane przepisy zachęcają wiele firm do przejścia na system ewidencjonowania przebiegu pojazdów i wyłączenia ich ze struktury majątkowej. Ma to swoje dobre i złe strony. Popularna kilometrówka może być bardzo opłacalna, ale należy pamiętać o kilku istotnych sprawach.

Czym w zasadzie jest kilometrówka?

Kilometrówka to potoczna nazwa dla ewidencji przebiegu pojazdu, który nie jest środkiem trwałym firmy, ale jest wykorzystywany do celów służbowych. Może to być np. auto pracownika, który pracuje w charakterze handlowca i dojeżdża samochodem do klientów. Firma nie ma własnego środka transportu, z którego mógłby korzystać pracownik, dlatego zaproponowała mu rozliczanie kosztów eksploatacji auta na podstawie właśnie kilometrówki.

Ewidencji przebiegu nie musi jednak podlegać wyłącznie samochód pracownika. Może to być także auto właściciela (np. w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej), które pozostaje jego prywatną własnością, nie zostało zaliczone do środków trwałych, nie odliczono VAT-u od jego zakupu i nie jest ono amortyzowane w comiesięcznych odpisach podatkowych.

Polskie przepisy dopuszczają możliwość rozliczania kosztów użytkowania prywatnego samochodu w firmie, ale wyłącznie na podstawie wspomnianej kilometrówki. Przedsiębiorca ma więc obowiązek dokładnego ewidencjonowania przebiegu auta, a konkretnie każdego wyjazdu, który wiąże się z wykonywaniem czynności służbowych.

Przykład:

Jeśli właściciel firmy dojeżdża swoim prywatnym samochodem do biura oddalonego o 15 kilometrów od miejsca zamieszkania, to dziennie pokonuje dystans 30 kilometrów. Muszą one zostać zaewidencjonowane i wchodzą w skład tzw. kilometrówki.

Stawki kilometrówki w 2015 roku

Stawki kilometrówki są cyklicznie zmieniane (najczęściej podnoszone) i są niezbędne do tego, aby móc obliczyć kwotę podlegającą odliczeniu podatkowemu. Wartości te różnią się w zależności od pojemności silnika i rodzaju pojazdu.

Aktualnie obowiązujące stawki są następujące:

• dla samochodów osobowych:

    - 0,5214 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3

    - 0,8358 zł, gdy pojemność skokowa silnika wynosi ponad 900 cm3

• dla motocykli - 0,2302 zł,
• dla motorowerów - 0,1382 zł.

Jak prowadzić kilometrówkę?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona w sposób dokładnie określony przez organy podatkowe. W kilometrówce, poza oczywiście przebiegiem, mają się znaleźć takie informacje, jak:

• dane teleadresowe właściciela prywatnego pojazdu;
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
• data i cel wyjazdu;
• opis trasy „skąd - do” wraz z dokładną liczbą przejechanych kilometrów;
• stawkę za kilometr i obliczoną na tej podstawie kwotę
• podpis przedsiębiorcy

Wydatki związane ze służbowym użytkowaniem prywatnego samochodu wpisujemy w kolumnie 13. księgi przychodów i rozchodów pod koniec każdego miesiąca. Należy pamiętać, że odliczeniu podlega tylko kwota do określonego limitu, czyli faktycznych kosztów związanych z użytkowaniem auta – paliwa, części zamiennych, ubezpieczenia OC, płynów eksploatacyjnych. Podstawą do ich weryfikacji są faktury.

Przykład:

Jeśli więc w danym miesiącu przedsiębiorca poniósł wydatki związane z użytkowaniem prywatnego auta w firmie na kwotę np. 1000 złotych, to jest to kwota przysługującego limitu. Od liczby faktycznie przejechanych kilometrów zależy, jaka jej część zostanie odliczona. Jeśli było to np. 500 kilometrów pokonane autem o pojemności silnika 1.6, to odliczeniu podlega nieco ponad 400 złotych.

Dobra informacja dla przedsiębiorców jest taka, że pozostała kwota limitu może zostać przeniesiona na kolejny miesiąc.

Czy kilometrówka się opłaca?

Bez wątpienia tak, jeśli samochód jest intensywnie użytkowany, a z jakichś względów nie chcemy go wprowadzać do środków trwałych firmy. Stawki za przejechany kilometr są całkiem spore i przedsiębiorca może na prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu dużo zyskać.

Kilometrówka opłaca się też pracownikowi, który użycza swojego samochodu firmie. Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić osobną ewidencję dla jego pojazdu i wypłacić pracownikowi kwotę wynikającą z przysługującego limitu.

W praktyce jednak dużym minusem jest konieczność skrupulatnego wypełniania ewidencji, co jest czasochłonne, a wszelkie błędy popełnione w tym dokumencie mogą zostać zakwestionowane w przypadku kontroli skarbowej.