Prowadzenie działalności gospodarczej w domu a koszt mediów – jak to rozliczyć?

Wielu przedsiębiorców, głównie motywowanych oszczędnościami, decyduje się na prowadzenie działalności gospodarczej w domu. Jest to z jednej strony bardzo wygodne, ale z drugiej rodzi sporo problemów w sytuacji rozliczania różnych kosztów z tytułu wykorzystywanych mediów. Jak z tego wybrnąć? Czy prawo zezwala na odliczanie kosztów mediów przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w domu?

Ważne ustalenie faktycznego zużycia

Kluczową z podatkowego punktu widzenia kwestią jest to, jaka część zużycia mediów przypadła faktycznie na prowadzoną działalność. Nie ma bowiem możliwości, aby przekonać Urząd Skarbowy, że domownicy w ogóle nie korzystają z prądu czy wody. Dlatego ważne jest ustalenie tzw. klucza rozliczeniowego.

Metody są różne. Najczęściej przedsiębiorca zgłasza, że na potrzeby działalności wykorzystuje określoną procentową powierzchnię domu czy mieszkania. Jeśli jest to np. 20%, wówczas z tytułu działalności można odliczyć 20% kosztów mediów.

Rada

Najlepszym rozwiązaniem jest natomiast założenie oddzielnych liczników – jednego dla firmy, drugiego dla domowników.

Dokument księgowy

Jeśli przedsiębiorca podpisał umowy z dostawcami mediów „na firmę”, to jego dokumentem księgowym będzie po prostu faktura. Częściej jednak jest inaczej i faktury są wystawiane na osobę prywatną. Co wtedy? Niezbędne będzie sporządzenie dokumentu wewnętrznego, w którym zostaną zawarte takie informacje:

• Nazwa produktu/usługi
• Wielkość zużycia
• Data wystawienia
• Strony umowy
• Data księgowanej operacji (np. okres rozliczeniowy od – do).

Tak sporządzony dokument wewnętrzny może zostać zaksięgowany i stanowić podstawę do odliczenia części kosztu mediów od należnej sumy podatku.

Co z podatkiem VAT?

Tutaj sytuacja jest prosta. Jeśli faktury są wystawiane na osobę prywatną, a przedsiębiorca rozlicza je na podstawie dokumentu wewnętrznego, to prawo do odliczenia podatku VAT mu nie przysługuje. Wynika to z oczywistego faktu: na takiej fakturze nie widnieją wymagane przez prawo dane, czyli NIP i nazwa firmy. Przedsiębiorcy zostaje więc tylko możliwość odliczenia części podatku dochodowego.

Warto pamiętać o tych przepisach, aby z jednej strony dać sobie okazję do obniżenia kosztów funkcjonowania firmy w domu, a z drugiej nie narazić się na problemy ze strony skarbówki.