Jak uzyskać zwrot VAT-u płaconego za granicą?

Procedura zwrotu nosi nazwę Value-Added Tax Refund (w skrócie VAT-REF) i dotyczy wszelkich zakupów, zarówno towarów, jak i usług, dokonywanych na terenie Unii Europejskiej w ramach prowadzenia firmy. Każdy z krajów wspólnoty określa własne warunki i wysokości zwrotów. Aby móc uczestniczyć w procedurze, należy dysponować odpowiednią dokumentacją poświadczającą zakupy, czyli fakturami VAT lub – co umożliwiają kraje, takie jak Wielka Brytania, Francja czy Niemcy – zwykłymi paragonami.

Kto i za co może się ubiegać o zwrot?

Każdy polski przedsiębiorca może ubiegać się o VAT-REF pod warunkiem, że:

• jest zarejestrowanym i czynnym podatnikiem VAT w Polsce
• nie jest zarejestrowanym płatnikiem VAT w państwie, z którego chce uzyskać zwrot, ani nie ma tam siedziby oraz stałego miejsca zamieszkania
• podatek VAT, o którego chce się otrzymać zwrot, pochodzi z udokumentowanych zakupów przeznaczonych na działalność firmy

Jeśli przedsiębiorca spełnia powyższe warunki, może ubiegać się o zwrot VAT, który wliczony został w cenę zakupionych towarów lub usług uprawniających do obniżenia kwoty podatku. Najczęściej jest to:

• zakup paliwa, koszty parkingów oraz opłat drogowych, np. Za przejazd autostradą
• naprawa auta, zakup części samochodowych
• nocleg w hotelu
• wstęp na targi, konferencje, wystawy czy szkolenia
• kupno elektroniki i innego sprzętu do wyposażenia firmy

Jak to zrobić?

Aby uzyskać zwrot podatku VAT, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie najpóźniej do 30 września następnego roku. Istnieje możliwość częstszego wnioskowania, np. raz na pół roku i kwartał. Ogromnym ułatwieniem w składaniu wniosku o VAT-REF jest możliwość, a właściwie konieczność dokonania tego droga elektroniczną. W Polsce służy do tego platforma e-Deklaracje. Za pośrednictwem tego serwisu składamy odpowiednią dokumentację do polskiego urzędu skarbowego. Dokumenty muszą mieć postać plików komputerowych. Musimy dysponować zarówno dokumentami dotyczącymi samej działalności (np. wpisami do KRS czy zaświadczeniem REGON i VAT5) oraz skanami wszystkich faktur i paragonów, o których zwrot się ubiegamy. Tak przygotowaną dokumentację weryfikuje urząd skarbowy w Polsce, a następnie przekazuje sprawę urzędowi zagranicznemu, który podejmuje ostateczną decyzję o przyznaniu zwrotu. Pamiętajmy też, że otrzymany zwrot należy zaksięgować.

Pomoc biura rachunkowego

W związku z tak dużą ilością wymaganych formalności, wiele firm ubiegających się o zwrot VAT za granicą decyduje się na skorzystanie z usług biur rachunkowych. Tłumaczy to ekspert z Kancelarii Doradztwa Podatkowego w Warszawie: Nowoczesne biura rachunkowe oferują kompleksową obsługę przedsiębiorców w zakresie przeprowadzenia procedury VAT-REF. Pracownicy biura, posiadając odpowiednie pełnomocnictwa, weryfikują dokumentację dostarczoną przez przedsiębiorcę pod kątem formalnym i merytorycznym. Skanują dokumenty, oznaczają odpowiednimi kodami, a następnie wysyłają do właściwego urzędu. Monitorują cały proces na dalszych etapach i zajmują się kontaktem w sprawie zwrotów z polskimi i zagranicznymi podmiotami w razie potrzeby złożenia dodatkowych wyjaśnień. Skorzystanie z pomocy biura rachunkowego w procedurze VAT-REF to więcej czasu i mniej stresu dla przedsiębiorcy.