Czy zakup kawy i herbaty może stanowić koszt uzyskania przychodu?

„Koszty” to ulubione słowo każdego przedsiębiorcy. Pozwalają znacznie obniżyć kwotę należnego podatku dochodowego i podatku VAT, a nie ma nic przyjemniejszego niż niskie zobowiązanie wobec fiskusa. Jednak ustawodawca dość mocno ograniczył poczynania przedsiębiorców w tym zakresie i nie każdy wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodu. Szczególnie dotyczy to „kontrowersyjnych” zakupów, jak właśnie kawa, herbata czy inne rzeczy konsumpcyjne. Warto wiedzieć, czy takie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.

Wszystko zależy od tego, czy zatrudniasz pracowników

Jeśli Twoja firma zatrudnia inne osoby, to dla ich komfortu powinieneś urządzić pokój socjalny. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie nie tylko z punktu widzenia zadowolenia pracowników, ale także ze względów podatkowych. Pokój socjalny otwiera przed Tobą skarbnicę kosztów, które nie zostaną w żaden sposób podważone przez fiskusa.

Dysponując pokojem socjalnym dla pracowników możesz bez przeszkód kupować kawę, herbatę, cukier, ekspres do kawy, lodówkę, mikrofalówkę, czajnik i wszystko, co tylko w teorii i w praktyce powinno się znaleźć w takim pomieszczeniu. Dotyczy to także niezbędnego umeblowania.

Nie jest tajemnicą, że w takiej sytuacji wielu przedsiębiorców rozlicza „na pokój socjalny” także swoje prywatne wydatki, czyli rzeczy, które później są użytkowane w domu. Urząd Skarbowy nie jest jednak w stanie tego zweryfikować, o ile przedsiębiorca nie przesadza i nie próbuje udowodnić, że dwoje pracowników wypija miesięcznie 20 kilogramów kawy i potrzebuje trzech mikrofalówek.

Pamiętaj!

Przed ujęciem wydatku w kosztach uzyskania przychodu sprawdź, czy nie znajduje się on na liście wyłączeń.

Jeśli prowadzisz biuro w domu i nie masz pracowników

W takiej sytuacji udowodnienie, że zakup kawy lub herbaty ma związek wyłącznie z prowadzeniem działalności gospodarczej, będzie bardzo trudne, a w praktyce wręcz niemożliwe. Fiskus zawsze podważy taki wydatek utrzymując, że takie rzeczy mogą być użytkowane również przez domowników.

Dokładnie tak samo jest w przypadku wszelkich wydatków, które mogą mieć znamiona prywaty. Jeśli kupujesz nowy telewizor, a biuro masz w domu, to kontrola może zakwestionować koszt twierdząc, że z telewizora korzystają domownicy. To po Twojej stronie leży obowiązek udowodnienia, że jest inaczej, ale jest to bardzo trudne.

Doświadczenie pokazuje, że lepiej nie ryzykować i przesadnie nie naginać przepisów, bo w razie kontroli takie drobiazgi (w końcu zakup kawy czy herbaty nie jest jakimś szczególnym obciążeniem) mogą spowodować problemy i przedłużyć trwanie czynności kontrolnych.