Dawniej można było ją znaleźć w praktycznie każdym większym zakładzie pracy. Dziś powoli odchodzi do lamusa, ale... wbrew przepisom. Okazuje się bowiem, że prowadzenie listy obecności pracowników jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Tylko na tej podstawie można prawidłowo wyliczyć podstawę wynagrodzenia, nadgodziny czy wysokość innych świadczeń. Jak to wygląda w praktyce? Czy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia listy obecności?
Tę kwestię dokładnie reguluje artykuł 149 § 2 kodeksu pracy, w którym czytamy, że obowiązek prowadzenia listy obecności nie dotyczy pracodawców, którzy:
W każdej innej sytuacji pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. To, w jakiej formie będzie to robić, pozostaje już jego wyborem. Może to być klasyczna lista obecności podpisywana przez pracowników, system elektroniczny (najczęściej karty magnetyczne) lub – to coraz popularniejsze rozwiązanie – system ERP do zarządzania przedsiębiorstwem. Wówczas pracownik potwierdza swoją obecność np. logując się do systemu, a pracodawca ma podgląd na to, czy i w jakim wymiarze podwładny wykonuje swoje obowiązki.
Pamiętaj
Ewidencja jest najważniejszym elementem wyliczania podstawy wynagrodzenia pracownika.
W wielu firmach, które nie korzystają z elektronicznej ewidencji czasu pracy, wciąż najpopularniejszym rozwiązaniem jest klasyczna, papierowa lista obecności. Musi być ona wyłożona w ogólnodostępnym miejscu, najczęściej przy wejściu do firmy.
Lista powinna zawierać podstawowe informacje. Dobrze sporządzony dokument składa się z:
Jeśli pracownik nie składa podpisów na liście, faktycznie nie potwierdza swojej obecności i zgodnie z prawem za te dni nie powinno mu przysługiwać wynagrodzenie (chyba, że wziął płatny urlop). Dlatego do prowadzenia ewidencji trzeba podejść rzetelnie i wyczulić pracowników na to, by za każdym razem podpisywali listę obecności. Jest to bardzo ważne szczególnie w dużych zakładach, w których pracodawca nie ma bezpośredniej kontroli nad pracownikami.