Lista obecności – czy każdy pracodawca ma obowiązek jej prowadzenia?

Dawniej można było ją znaleźć w praktycznie każdym większym zakładzie pracy. Dziś powoli odchodzi do lamusa, ale... wbrew przepisom. Okazuje się bowiem, że prowadzenie listy obecności pracowników jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Tylko na tej podstawie można prawidłowo wyliczyć podstawę wynagrodzenia, nadgodziny czy wysokość innych świadczeń. Jak to wygląda w praktyce? Czy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia listy obecności?

Kogo nie dotyczy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy?

Tę kwestię dokładnie reguluje artykuł 149 § 2 kodeksu pracy, w którym czytamy, że obowiązek prowadzenia listy obecności nie dotyczy pracodawców, którzy:

  • Zatrudniają pracowników na nocnej zmianie
  • Wypłacają pracownikom ryczałt za nadgodziny
  • Prowadzą zadaniowy system czasu pracy
  • Zlecają zarządzanie zakładem pracy pracownikowi w swoim imieniu

W każdej innej sytuacji pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. To, w jakiej formie będzie to robić, pozostaje już jego wyborem. Może to być klasyczna lista obecności podpisywana przez pracowników, system elektroniczny (najczęściej karty magnetyczne) lub – to coraz popularniejsze rozwiązanie – system ERP do zarządzania przedsiębiorstwem. Wówczas pracownik potwierdza swoją obecność np. logując się do systemu, a pracodawca ma podgląd na to, czy i w jakim wymiarze podwładny wykonuje swoje obowiązki.

Pamiętaj

Ewidencja jest najważniejszym elementem wyliczania podstawy wynagrodzenia pracownika.

Jak powinna wyglądać klasyczna lista obecności?

W wielu firmach, które nie korzystają z elektronicznej ewidencji czasu pracy, wciąż najpopularniejszym rozwiązaniem jest klasyczna, papierowa lista obecności. Musi być ona wyłożona w ogólnodostępnym miejscu, najczęściej przy wejściu do firmy.

Lista powinna zawierać podstawowe informacje. Dobrze sporządzony dokument składa się z:

  • Imienia i nazwiska pracownika
  • Miejsca na podpis pracownika oraz jego bezpośredniego przełożonego, który potwierdza obecność podwładnego
  • Danych osobowych przełożonego odpowiadającego za konkretną jednostkę organizacyjną w firmie (np. dział, magazyn etc.)
  • Okres obowiązywania listy (z reguły jest to cały miesiąc)

Jeśli pracownik nie składa podpisów na liście, faktycznie nie potwierdza swojej obecności i zgodnie z prawem za te dni nie powinno mu przysługiwać wynagrodzenie (chyba, że wziął płatny urlop). Dlatego do prowadzenia ewidencji trzeba podejść rzetelnie i wyczulić pracowników na to, by za każdym razem podpisywali listę obecności. Jest to bardzo ważne szczególnie w dużych zakładach, w których pracodawca nie ma bezpośredniej kontroli nad pracownikami.

Porada: Sprawdź jak skutecznie reklamować firmę... tutaj →
szczegółowy plan działań

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Dyskusja

2017-www-za299zl
Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.