W XXI wieku nikogo nie dziwi już, że wiele firm posługuje się wyłącznie fakturami w formie elektronicznej. Ich wystawianie w programach księgowych jest bardzo proste, szybkie, a dzięki Internetowi można bez przeszkód przesłać taki dokument do kontrahenta pocztą elektroniczną, nie generując przy tym niepotrzebnych kosztów. Jest jednak także druga strona medalu, o której przypomnimy w tym artykule.
Zgodnie z przepisami każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur w taki sposób, aby umożliwić organom kontrolnym swobodny wgląd w dokumenty. Nie ma tutaj znaczenia, czy faktury są w formie papierowej czy elektronicznej. Liczy się to, że jeśli urzędnik zażąda przedstawienia faktury z 10 maja 2016 roku, to taką fakturę otrzyma.
Co z tego wynika? Otóż przedsiębiorcy obracający wyłącznie fakturami elektronicznymi, mogą w pewnym momencie mieć kłopot z odszukaniem potrzebnego dokumentu. Wszyscy wiemy, jak to wygląda. Faktury są pobierane na dysk prosto ze skrzynki mailowej, następnie o części się zapomina, część przypisuje do złych folderów, nie prowadzi się szczegółowego podziału na miesiące itd.
W końcu może powstać niezły bałagan, którego opanowanie np. po kilku latach prowadzenia działalności, będzie tytaniczną pracą. A organ kontrolny nie ma w zwyczaju cierpliwie czekać, aż przedsiębiorca dojdzie do ładu ze swoimi dokumentami.
Jednym ze sposobów jest po prostu drukowanie każdej faktury elektronicznej i przechowywanie jej w tradycyjny sposób, czyli w segregatorze. Jest to jednak dość uciążliwe i z czasem doprowadzi do sytuacji, że niezbędne będzie wydzielenie osobnego pomieszczenia na dokumentację firmową.
Lepszym pomysłem będzie zatem zainwestowanie w wewnętrzny system informatyczny do wystawiania i jednoczesnego przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wówczas zawsze będzie swobodny dostęp do dokumentów – wystarczy wpisać miesiąc księgowy.
Na koniec wyjaśnijmy kwestię, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Otóż interpretacja organów skarbowych jest jasna: faktura w formie elektronicznej ma taką samą wartość, jak papierowa. Aby dokument mógł zostać zaksięgowany, musi zawierać podstawowe informacje o kontrahencie, przedmiocie sprzedaży i nie pozostawiać żadnych wątpliwości, że jest dowodem zawarcia transakcji.