Każdej firmie mogą się trafić niesolidni klienci, którzy z góry zakładają, że i tak nie opłacą faktury. Ich najlepiej od razu oddać w ręce zawodowych windykatorów. W przypadku klientów, na których przedsiębiorcy zależy, delikatne spóźnienie z płatnością nie jest podstawą do tak ostrych działań. Jeśli poślizg wynosi kilka czy kilkanaście dni, na początek warto zastosować zwykłe przypomnienie o zapłacie. Jak je napisać? Podpowiadamy.
Przede wszystkim takie pismo nie powinno mieć mocno oficjalnego charakteru, a tym bardziej nie informować o możliwych konsekwencjach nieuiszczenia opłaty przez klienta.
Pamiętaj
Przypomnienie o zapłacie to nie to samo, co wezwanie do zapłaty!
Przypomnienie jest zwykłą informacją o tym, że upłynął termin płatności. Są przecież firmy, które mają tak wielu kontrahentów, że zwyczajnie mogą zapomnieć o fakturze lub mogła ona zginąć w księgowości.
W przypomnieniu zawsze podajemy następujące dane:
Opcjonalnie można do przypomnienia dołączyć duplikat faktury lub dodać informację o gotowości przesłania oryginału, jeśli pierwotny egzemplarz zaginął.
Warto wiedzieć
W biznesowej nomenklaturze przypomnienie o zapłacie jest nazywane monitem – to określenie pochodzi od monitoringu płatności.
Wszystko zależy od norm obowiązujących w danej branży, od kwoty do zapłaty oraz pierwotnego terminu, jaki widniał na fakturze. Można jednak przyjąć, że istnieją uniwersalne terminy, po przekroczeniu których warto już wysłać przypomnienie:
Bardzo ważne jest, aby nie traktować przypomnienia jako pisma o charakterze windykacyjnym. Nie dodajemy więc żadnych groźnie wyglądających pieczątek, nie wspominamy o konsekwencjach. Ton musi być życzliwy, aczkolwiek stanowczy. Dopiero gdy klient zlekceważy kolejne przypomnienia, można przejść do bardziej kategorycznych kroków.
Przypomnienie o zapłacie coraz częściej wysyła się w formie zwykłej wiadomości e-mail – jest to skuteczne i wygodne w przypadku firm korespondujących ze sobą tylko za pośrednictwem Internetu.