Przypomnienie o zapłacie – jak napisać, aby nie stracić klienta?

Piotr Kowalczyk
09.08.2016

Każdej firmie mogą się trafić niesolidni klienci, którzy z góry zakładają, że i tak nie opłacą faktury. Ich najlepiej od razu oddać w ręce zawodowych windykatorów. W przypadku klientów, na których przedsiębiorcy zależy, delikatne spóźnienie z płatnością nie jest podstawą do tak ostrych działań. Jeśli poślizg wynosi kilka czy kilkanaście dni, na początek warto zastosować zwykłe przypomnienie o zapłacie. Jak je napisać? Podpowiadamy.

Jakie informacje powinno zawierać przypomnienie o zapłacie?

Przede wszystkim takie pismo nie powinno mieć mocno oficjalnego charakteru, a tym bardziej nie informować o możliwych konsekwencjach nieuiszczenia opłaty przez klienta.

Pamiętaj

Przypomnienie o zapłacie to nie to samo, co wezwanie do zapłaty!

Przypomnienie jest zwykłą informacją o tym, że upłynął termin płatności. Są przecież firmy, które mają tak wielu kontrahentów, że zwyczajnie mogą zapomnieć o fakturze lub mogła ona zginąć w księgowości.

W przypomnieniu zawsze podajemy następujące dane:

  • Miejscowość i data
  • Informacja o przekroczeniu terminu płatności
  • Numer faktury, której dotyczy sprawa
  • Dane do przelewu
  • Kontakt do osoby zajmującej się sprawą

Opcjonalnie można do przypomnienia dołączyć duplikat faktury lub dodać informację o gotowości przesłania oryginału, jeśli pierwotny egzemplarz zaginął.

Warto wiedzieć

W biznesowej nomenklaturze przypomnienie o zapłacie jest nazywane monitem – to określenie pochodzi od monitoringu płatności.

Kiedy wysłać przypomnienie?

Wszystko zależy od norm obowiązujących w danej branży, od kwoty do zapłaty oraz pierwotnego terminu, jaki widniał na fakturze. Można jednak przyjąć, że istnieją uniwersalne terminy, po przekroczeniu których warto już wysłać przypomnienie:

  • 30 dni – jeśli termin płatności był krótki i wynosił do 14 dni.
  • 60 dni – najczęściej stosowany w przypadku sprzedaży hurtowej i w branżach, gdzie 2-miesięczne opóźnienia są normą (np. budowlana).
  • 90 dni – jeśli obowiązywał bardzo długi termin płatności. Jest to częsta praktyka np. w branży deweloperskiej.

Bardzo ważne jest, aby nie traktować przypomnienia jako pisma o charakterze windykacyjnym. Nie dodajemy więc żadnych groźnie wyglądających pieczątek, nie wspominamy o konsekwencjach. Ton musi być życzliwy, aczkolwiek stanowczy. Dopiero gdy klient zlekceważy kolejne przypomnienia, można przejść do bardziej kategorycznych kroków.

Przypomnienie o zapłacie coraz częściej wysyła się w formie zwykłej wiadomości e-mail – jest to skuteczne i wygodne w przypadku firm korespondujących ze sobą tylko za pośrednictwem Internetu.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie